Que es Verifactu - Guía completa para empresas y autónomos (abril de 2025)
Si has llegado hasta aquí seguramente sea porque has oído hablar de Verifactu, y quieres entender qué es exactamente y cómo afecta a tu negocio. En esta guía te lo contamos todo.
Qué es Verifactu
Verifactu es un programa impulsado por la Agencia Tributaria, el cual:
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Obliga a los programas de facturación a cumplir una serie de requisitos técnicos para que sean compatibles con el reglamento Verifactu.
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Obliga a las empresas y autónomos a utilizar un software de emisión de facturas debidamente certificado.
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Obliga a las empresas y autónomos a decidir si utilizar el envío automático de las facturas a la Agencia Tributaria, o no.
El objetivo de la Agencia Tributaria es principalmente el de reducir el fraude fiscal, digitalizando por un lado los procesos de facturación, y por otro lado introduciendo mecanismos de inalterabilidad y trazabilidad en las facturas emitidas.
Dicho esto, toda la complejidad en la implementación de Verifactu recae en los software de facturación.
Como empresa o autónomo, lo único que tienes que hacer es utilizar un software de facturación debidamente certificado, y decidir si quieres activar el envío automático de las facturas a la Agencia Tributaria, o no.
Además, se introduce la obligatoriedad de entregar siempre una factura de venta a clientes. El recibo o ticket de caja ya no será suficiente.
Cuales son los nuevos requisitos
La principal diferencia es que las facturas, como veremos a continuación, deberán cumplir una serie de requisitos adicionales.
La mayoría de estos requisitos deberán cumplirlos la propia aplicación de facturación, así que lo único que tienes que preocuparte es de utilizar un software compatible con Verifactu y debidamente certificado.
Requisitos para los programas de facturación
Te mostramos a continuación los requisitos que debe cumplir el software de facturación para que sea compatible con Verifactu.
Requisitos para empresarios y autónomos
Plazos clave de entrada en vigor (actualizado a marzo de 2025)
Las 2 modalidades de Verifactu
Las facturas se almacenan en el software, pero deben presentarse en un formato específico a requerimiento de la Agencia Tributaria.
Obligación de conservación de los registros de facturación y de eventos, garantizando la inalterabilidad y la integridad de los mismos.
Cualquier pérdida por parte del usuario o el software supondría un incumplimiento.
Debe demostrarse el uso de sistemas de facturación certificados bajo requerimiento de la Agencia Tributaria.
Mayor propensión a controles, ya que la Agencia Tributaria debe asegurar el uso de sistemas de facturación certificados.
Al no disponer de facturas verificables, se pueden generar dudas de los clientes.
Se restringe el acceso a cualquier ayuda o servicios fiscal impulsado por la Agencia Tributaria.
¿Es obligatorio cumplir con Verifactu?
La obligatoriedad para empresarios y autónomos es únicamente la de utilizar un software de facturación debidamente certificado.
Dicho software tendrá los 2 modos: el modo Verifactu, activable a modo opcional, y el modo No Verifactu, activado por defecto.
Por lo tanto, deberás comprobar si el software de facturación que estás utilizando va a estar certificado para Verifactu en al menos uno de los 2 modos.
Si por el contrario, estás usando Word, Excel o aplicaciones similares para crear tus facturas, deberás buscar un software de facturación alternativo; ya que dicha metodología dejará de ser válida.
Excepciones
Las empresas y autónomos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) no estarán obligados a cumplir con Verifactu.
La participación en el SII es obligatoria para las empresas y autónomos que cumplan alguna de las siguientes condiciones:
- Facturación anual superior a 6.000.000€.
- Inscripción en el Registro de Devolución Mensual del IVA.
- Inscripción en el Régimen Especial del grupo de de entidades.
- Titulares de los depósitos fiscales de gasolinas, gasóleos o biocarburantes incluidos en el ámbito objetivo del Impuesto sobre Hidrocarburos, así como los empresarios o profesionales que extraigan esos productos de los depósitos fiscales.(desde el 01/01/2025).
- Usuarios de TicketBai en el País Vasco.
Sanciones
La Agencia Tributaria prevé duras sanciones para aquellas empresas y autónomos que no cumplan con Verifactu.
Acorde con la Ley General Tributaria (art 29.2), se preveen multas de 50,000€ por cada ejercicio en el cuál se hayan utilizando softwares de facturación no certificados.
Resumen
En conclusión, Verifactu es una iniciativa de la Agencia Tributaria que cambiará la forma de emitir facturas en España. Los puntos clave a recordar son:
- Verifactu obliga a utilizar software de facturación certificado, dejando atrás métodos como Word o Excel.
- Existen dos modalidades: modo Verifactu (con envío automático a Hacienda) y modo No Verifactu (sin envío automático).
- Las empresas deben decidir qué modalidad utilizar según sus necesidades.
- El incumplimiento puede acarrear sanciones de hasta 50.000€ por ejercicio fiscal.
- Hay excepciones para empresas acogidas al SII y otros regímenes específicos.
- La entrada en vigor será progresiva según el calendario establecido.
- Las facturas reemplazarán completamente a los tickets o recibos simples.
Lo más importante es verificar que tu software actual cumplirá con la certificación o buscar una alternativa compatible antes de las fechas límite de implementación.