Cuáles son las obligaciones a cumplir con Verifactu
Aunque ya estés familiarizado con el concepto general de Verifactu, es probable que tengas dudas sobre las exigencias, requisitos y obligaciones que deberás asumir como empresario o autónomo.
En este artículo te contamos cuales son esas obligaciones.
Tus obligaciones como empresario
Simplifiquémoslo. Como empresa o autónomo, tus responsabilidades principales bajo la nueva normativa son dos:
- Utilizar un programa de emisión de facturas certificado por Hacienda.
- Emitir facturas en todas las operaciones. Esto ya es habitual entre empresas, pero los pequeños comerciantes que actualmente emiten tickets de caja también deberán generar una factura para cada transacción.
Obligatoriedad de usar un programa de facturación certificado por Hacienda
La Agencia Tributaria sabe si quiere sacar adelante la facturación digital no puede poner requisitos excesivamente complicados.
Por ello, lo único que exige es que empresas y autónomos utilicen un programa para generar facturas debidamente certificado a tales efectos.
Será el programa de facturación certificado el que sí deberá implementar todos los complejos requisitos impuestos por Hacienda; imponiendo además sanciones específicas a los programas que incumplan con los requisitos técnicos.
En cualquier caso, en el momento que utilizas un software certificado, cualquier responsabilidad por un incumplimiento técnico recae directamente sobre el fabricante del software, eximiéndote a ti como usuario.
El fin de las facturas en Word y Excel
La práctica común en algunos pequeños negocios de generar facturas con herramientas como Word o Excel llega a su fin.
Estos programas no están diseñados para cumplir con los requisitos técnicos y, por lo tanto, no podrán obtener la certificación necesaria.
Hay que emitir factura. Siempre.
La obligación de emitir factura en todas las transacciones no es nueva; fue introducida por la Ley Antifraude y regulada en 2012 por el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).
Sin embargo, ha venido siendo una costumbre generar tickets de caja para operaciones diarias y posteriormente emitir una factura resumen mensual. Esta práctica dejará de ser válida.
La nueva normativa exige emitir una factura individual para cada transacción, incluso en operaciones pequeñas con consumidores finales.
Para facilitar esta operativa no siempre se requiere una factura completa, se puede recurrir a la emisión de una factura simplificada, la cual no necesita incluir los datos fiscales completos del cliente.
Además, es crucial no solo emitir la factura, sino también entregarla al cliente en cada transacción, reforzando la trazabilidad y transparencia que persigue la Ley Antifraude.
Obligaciones adicionales en el modo “No Verifactu”
Para contextualizar: El reglamento contempla dos modos de emisión de facturas: El modo Verifactu, y el modo No Verifactu.
La diferencia técnica entre ambos reside en que en el modo Verifactu, el programa de facturación envía las facturas a la Agencia Tributaria a tiempo real.
En cambio, en el modo No Verifactu, las facturas deben ser enviadas en lote y con un formato específico bajo por el propio programa de facturación, bajo requerimiento.
Pues bien, si utilizas el modo No Verifactu, tendrás la responsabilidad adicional de guardar tus facturas durante 4 años, tal y como establece el Reglamento de Facturación de 2012.
En cambio, utilizando el modo Verifactu, quedas libre de dicha obligación, ya que Hacienda dispone de tus facturas de emisión en todo momento.
Es por ello que desde aquí te recomendamos que operes siempre con el modo Verifactu, ya que de bien seguro te ahorrará muchos quebraderos de cabeza.
Quién está exento de los requisitos de Verifactu
Existen ciertos colectivos exentos de las obligaciones aplicación derivadas de la normativa Verifactu:
- Empresas y profesionales adscritos al SII (Suministro Inmediato de Información): Estas empresas, generalmente con una facturación anual superior a 6 millones de euros, ya reportan sus facturas a Hacienda en tiempo real.
- Empresas y profesionales de Navarra y País Vasco: Estas comunidades autónomas ya cuentan con sistemas propios (TicketBAI) con requisitos similares a Verifactu.
- Determinadas operaciones exentas de emitir factura: Según el RD 1619/2012, algunas actividades, como ciertas operaciones del sector primario, tienen regímenes de facturación específicos.
- Empresas que emiten el 100% de sus facturas manualmente: La normativa se centra en los sistemas informáticos de facturación. Aquellos que todavía generan todas sus facturas a mano, sin soporte digital, quedan fuera de esta obligación por el momento.
Cómo encontrar un programa de facturación certificado
Ya tienes claro como cumplir con los requisitos. Ahora solo necesitas encontrar el programa para generar facturas adecuado.
Si ya utilizas un programa de facturación con presencia en España, es muy probable que sus desarrolladores estén trabajando en la adaptación a Verifactu.
Te recomendamos consultar su página web o contactar directamente con ellos para obtener información actualizada sobre su estado de certificación.
Si por el contrario no utilizas ningún software de facturación o necesitas cambiar, considera estas opciones:
- Si tu negocio es un e-commerce o utilizas Stripe para tus cobros, EasyVerifactu es una solución especializada la cual se integra a tus flujos en pocos clicks.
- Si tu volumen de facturación es muy bajo, puedes evaluar la opción de utilizar la aplicación gratuita que la AEAT pondrá a disposición de los contribuyentes.
- Si las opciones anteriores no se ajustan a tus necesidades, existen otros programas reconocidos en el mercado como Billin o Holded que también ofrecerán soluciones compatibles.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se si un software de facturación está debidamente certificado?
La verificación se basa en una declaración responsable emitida por el propio fabricante del software.
Mediante este documento, el desarrollador asegura, bajo su responsabilidad (y riesgo de importantes sanciones), que el programa cumple con toda la normativa.
Busca dicha declaración responsable en la web del proveedor, ya que es la garantía firme de que el programa puede actuar como emisor de facturas oficial en España.
¿Qué sanciones existen por incumplir las obligaciones de Verifactu?
La Ley General Tributaria contempla sanciones importantes.
El simple hecho de utilizar un software de facturación no certificado o que permita la manipulación de datos puede acarrear una multa de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en que se haya detectado el uso indebido.
Conclusión: Prepárate para el cambio
Para asegurarte de cumplir con la Ley Antifraude y los requisitos de Verifactu, revisa los siguientes puntos clave:
- Selecciona e implementa un software de facturación que cuente con la declaración responsable de cumplimiento.
- Utiliza dicho software para generar toda tu facturación.
- Emite y entrega una factura (completa o simplificada) en cada operación comercial.
- Asegúrate de que el software garantiza la correcta conservación de los registros de facturación, especialmente si optas por un sistema “No Verifactu”.
Y recuerda las fechas límite: 1 de enero de 2025 para empresas y 1 de julio de 2026 para autónomos.
Aunque pueda parecer lejano, es recomendable cumplir con las obligaciones que nos impone Verifactu cuanto antes para así evitar contratiempos de última hora.